Vous communiquez chaque jour par courriel. Vos collaborateurs en font de même. Tous ces messages parlent de votre entreprise, de votre marque. La signature qui les conclut y joue un rôle essentiel. C’est à la fois une source d’informations, une carte de visite, une invitation à découvrir votre marque, un aide-mémoire pour de futurs échanges. Bref, un élément clé de votre marketing. Ne le sous-estimez pas !

Prenons comme exemple une entreprise de 100 collaborateurs où chacun envoie en moyenne 20 mails par jour – ce qui est très peu. Cela représente, sur une année, environ 420. 000 opportunités de messages marketing, d’annonces mais aussi de promotion de l’image de l’entreprise. Cela vaut la peine de s’y arrêter quelques minutes, non ?

Même discrète, une signature mail en dit long sur votre entreprise. Assurez-vous dès lors qu’elle soit :

• Utile – chaque élément de votre signature doit être tourné vers le destinataire et pensé de telle manière à faciliter les contacts
• Mémorable – la première impression compte : votre signature reflète la personnalité de votre entreprise
• Créative – au-delà de la carte de visite, votre signature devrait participer à vos efforts marketing.

4 règles à respecter

Saviez-vous qu’à peine 1 professionnel sur 2 a une signature email pertinente et efficace ? Et vous, à quoi ressemble votre signature mail professionnelle ?

1. Configurer et automatiser

Chaque système de messagerie a sa propre méthode pour configurer une signature de mail. Afin de ne pas alourdir inutilement ce billet, je vous invite à consulter les pages supports de votre service mail ou le site arobase.org qui présente « l’email sous toutes les coutures » et explique comment intégrer une signature dans Outlook: ; Gmail ; Yahoo Mail ; Windows Live Mail et bien d’autres.

Simplifiez-vous la vie et créez une signature automatique qui apparaîtra chaque fois que vous créerez un courriel. Plus de risque de fautes de frappe. Plus d’écart par rapport aux directives de votre entreprise. Plus de perte de temps à recopier cent fois la même chose.

2. Soigner et optimiser la forme

Une signature en texte brut est sans doute la forme la plus sûre mais pas forcément la plus efficace car rien ne distinguera votre signature du reste du message. Voici quelques règles à prendre en compte lors de la conception d’une signature:

• Prévoyez un élément de séparation entre le corps du courriel et la signature (généralement une ligne ou des tirets).
• Condensez un maximum d’informations par ligne en utilisant des séparations claires telles que tuyaux (|) ou deux points (::).
• Privilégiez le format HTML, supporté par toutes les plateformes et qui donnera un affichage optimal sur la majorité des systèmes de messagerie. Mais prévoyez une série de tests !
• Adoptez la règle du 2-1-2 : pas plus de deux couleurs, une police et deux tailles de police.
• Veillez à la cohérence. Conformez-vous à la charte graphique de votre entreprise dans le choix des couleurs et des typos. Et si votre entreprise compte un grand nombre d’employés, veillez à faire adopter un même format de signature à tous les employés. Il y va de la crédibilité de l’entreprise.
• Équilibrez textes et visuels. Quels que soient les éléments que vous décidez d’intégrer dans votre signature, faites appel à un graphiste pour créer un ensemble visuel harmonieux.
• Optimisez logos ou graphiques. Paramétrez-les de telle sorte qu’ils ne soient pas considérés comme pièces jointes.  Ajoutez uniquement des images à 100% et fuyez les gifs animés.
• Complétez la balise ALT lors de l’ajout d’une image ou d’un logo à votre signature. Ce sera d’un grand secours si votre destinataire filtre les images.
• Minimisez tout disclaimer que des exigences réglementaires, juridiques ou corporate vous obligeraient à inclure dans vos emails. Automatisez-le et rendez-le discret.
• Supprimez les mentions du type « envoyé de mon iPad ». Cela n’intéresse personne.

3. Aller à l’essentiel

Une signature efficace doit être concise (quelques lignes), cohérente (pareille pour tous les employés) et cadrée (en phase avec la charte graphique de l’entreprise). En voici les principaux éléments :

• Identité: nom, fonction et nom de l’entreprise
• Coordonnées : téléphone, email, adresse, numéro de TVA, site web
• Logo éventuellement accompagné d’un slogan

Pour éviter d’allonger inutilement les échanges mails, créez une version courte pour les réponses et transferts de mail. Il n’y a rien de plus frustrant que de constater que 90% d’un fil de discussion est envahi par les signatures.

4. Inviter et séduire

Au-delà de l’essentiel, laissez libre cour à votre créativité. Votre signature devient alors contextuelle (vous pouvez changer de signature selon le type d’interlocuteur ou au gré de l’actualité de l’entreprise), convaincante (elle vient renforcer votre image de marque ou une campagne marketing ponctuelle) et connectée. Elle renforce le maillage de votre écosystème web:

• Réseaux sociaux : votre signature est un excellent moyen de rappeler votre présence sur LinkedIn, Viadeo, Twitter, Facebook, etc.
• Promotion du blog ou de vos publications : pensez à insérer un titre et un lien vers le dernier article publié
• Invitation : à participer à un événement, à tester un produit, à télécharger une étude, etc.

Dès lors que vous considérez votre signature comme un élément marketing, vous devrez retrouver vos réflexes de marketeurs et et vous demander:

• ce qui intéresse le destinataire de votre mail,
• quel est le comportement que vous souhaitez susciter (Call to Action)
• comment allez-vous mesurer l’efficacité de vos actions (suivre le trafic engendré par les liens inclus), etc.

5 erreurs à éviter:

1. Trop en faire.

Si vous avez plusieurs numéros de téléphone, adresses e-mail, sites web, il peut être tentant de tout ajouter. Ne le faites pas ! Trop de contacts peut être source de confusion. Plus vous offrez de liens vers des réseaux sociaux, moins l’un d’eux sera cliqué. Si vous souhaitez inclure une vCard, ne l’ajoutez pas en pièce jointe (elle aboutirait dans le dossier spam de votre destinataire) mais uniquement sous forme de lien.

2. Intégrer vos informations de contact dans une image.

Certains fournisseurs de messagerie ont des paramètres par défaut qui bloquent les images dans les emails. Si toute votre signature est une image, vous courez le risque que le destinataire ne voie rien.
De plus, copier des informations depuis une image est compliqué pour la majorité des utilisateurs.

3. Ne pas tenir compte des appareils mobiles.

Plus de 50% des professionnels lisent leurs e-mails sur leur smartphone. Cela signifie que votre signature est affichée sur un écran plus petit. « Le pouce est la nouvelle souris. Si le destinataire ne peut pas facilement mettre son pouce sur votre lien, votre e-mail sera effacé. » Faites attention à la police de caractère que vous utilisez. « Sur un appareil mobile, la vitesse de lecture est plus lente. Utilisez une police Sans Serif de taille 11 à 14. »

4. Inclure des informations non pertinentes ou obsolètes.

Assurez-vous que vos coordonnées sont toujours bien à jour et que les liens incorporés dans votre signature d’email ne renvoient pas vers une page d’erreur. Évitez également de céder à la mode des citations et autres informations qui n’apportent rien à votre marque. Elles diluent l’impact de votre signature.

5. Éviter les avertissements et rappels.

Peu de gens aiment recevoir des e-mails qui leur disent quoi faire. Moins encore apprécient les pavés de texte qui tentent d’imposer à chaque message des instructions inutiles. Des slogans tels que « Pensez à l’environnement avant d’imprimer cet email » sont, au mieux, ressentis comme inutile, ou au pire, comme une expression condescendante de la part de l’expéditeur.